A l'issue d'une étude comparative effectuée auprès de plusieurs prestataires de services, c'est la société E2I qui a été sélectionnée. Cette société assure la gestion de plus d'un million de licenciés pour différentes fédérations et notamment celle d'Equitation.
Le contrat prévoit la conception et la mise en place d'un service internet de gestion des cotisations, des licences et licenciés, de l'arbitrage, de la formation et des sanctions disciplinaires à tout niveau ainsi que les maintenances adaptatives, correctives et évolutives nécessaires à son évolution.
E2I héberge ce service sur ses centres serveur et en permet l'accès sécurisé via notre site Internet.

La saisie est faite à la source (club, salle commerciale, indépendant) via une interface WEB conviviale et sécurisée.
Réaffiliation :
Il s'agit de la première opération de la saison qui permet l'affiliation du club à la Fédération et la validation de ses coordonnées complètes.
Saisie ou réintégration des licenciés :
Les clubs effectueront directement sans plus aucun intermédiaire la saisie ou réintégration de leurs licenciés via une interface web sécurisée et conviviale. Ils devront demander à leurs adhérents leur carte d'identité pour vérification du nom, prénom et de la date de naissance.
Moyens de paiement :
Deux modes de paiement seront disponibles :

• Prélèvement
• Carte Bancaire

La FFB sollicitera les Comités Départementaux et les Ligues pour obtenir leurs grilles tarifaires et leur RIB pour que la FFB puisse effectuer par virement le reversement de leur quote part respective.

• L'avantage du prélèvement est qu'il ne coûte rien au débiteur (sauf en cas d'incident de paiement) et qu'il se fait par débit différé. C'est la Fédération qui supporte l'ensemble des frais bancaires engendrés par ces opérations.
• La périodicité à laquelle sera effectué l'arrêté des sommes dues par les clubs sera définie ultérieurement.

• Le logiciel émet une facture pour chaque club.
• 5 jours ouvrés plus tard, une demande de prélèvement sera émise via la banque de la FFB vers les banques des clubs. Ce délai de 5 jours laisse aux clubs le temps de réagir pour éventuellement approvisionner leurs comptes.
• Le jour où les prélèvements " club " sont crédités sur le compte de la FFB, celle-ci procède immédiatement aux virements correspondants vers les Ligues et/ou les Comités Départementaux.

La licence est délivrée immédiatement dès la fin de la transaction. Elle est disponible sous forme de fichier à enregistrer et/ou imprimer.
La FFB n'imprimera plus et n'enverra plus de licences papier ce qui grevait fortement sur son budget. Ce choix est en parfaite harmonie avec les consignes du Ministère sur notre engagement en matière de développement durable.

Suppression des intermédiaires : le licencié règle sa licence au club et figure immédiatement dans la base de données fédérale.
Sécurité : sauvegardes quotidiennes effectuées par le prestataire au travers de ses sites de traitement.
Confidentialité : chaque entité de la FFB (Club, Comité Départemental, Ligue, Secrétariat Fédéral, Direction Technique Nationale, Commission Nationale d'Arbitrage) disposera d'une identification associée à des droits pour consulter et modifier les données dont il est responsable et le gestionnaire.
Système d'information : consultation performante et actualisée pour les entités concernées (clubs, salles, indépendants, directeurs de jeu,…) mais aussi pour tout outil logiciel se référant aux données des licenciés (gestion sportive).
Gestion hiérarchique et sécurisée des accès permettant une mise à jour ou un contrôle, en temps réel, des données par l'autorité compétente (exemple : formateurs, arbitres…).
Historique : conservation des données (ex : discipline, mutation, etc…) attachées au licencié.
Statistiques à tous les niveaux.

La Fédération mettra tout en œuvre pour assister les clubs lors du démarrage. Un guide utilisateur sera disponible sur notre site.
Une adresse mail spécifique sera créée pour que les clubs puissent obtenir des réponses rapidement à leurs questions ou la résolution de tout problème rencontré lors de l'utilisation du système.

Plusieurs réunions avec E2I et la banque permettront d'ici la fin du mois de novembre de définir et de préciser certaines procédures (échange de fichier bancaire, périodicité d'arrêté, procédure et délais d'acheminement des autorisations de prélèvement, RIB,...) et de fournir un planning général.
Une présentation de cette réforme administrative sera effectuée lors du colloque des Présidents de Ligues le 26 novembre 2011.
Un complément d'informations sera adressé en décembre ou janvier prochain avec le calendrier précis des travaux.